Clubreglement KTCM

Huishoudelijk reglement KTCM

Het huishoudelijk reglement is beschikbaar op onze website en bevat de bepalingen en reglementen om een goeie werking van KTCM te verzekeren.
Dit reglement kan ten alle tijden aangepast worden. aanpassingen worden steeds gecommuniceerd.
De samenstelling van het bestuur is gepubliceerd op de website van KTCM. (klik hier)

  1. Toegang tot clubhuis en terreinen

1.1. Toegang tot het clubhuis

Ons clubhuis is in wezen een privé-sportclub en lidmaatschap is vereist om te kunnen spelen en toegang te krijgen tot de club (zie ook rubriek: lidmaatschap).
Derden zijn welkom op de club bij sportmanifestaties of specifieke activiteiten van de club. Onder derden wordt verstaan:

  • Genodigden van leden
  • Ouders van spelende jeugdleden
  • Spelers van een bezoekende club bij tornooien en interclub-wedstrijden
  • Toeschouwers bij sportmanifestaties

1.2. Toegang tot de terreinen

Bij onsportief, storend gedrag of andere aanleiding, kan de toegang van derden door het bestuur ontzegd worden. Bij afwezigheid van bestuursleden kan deze beslissing ook door de barverantwoordelijke genomen worden.
Als algemeen principe geldt: enkel tennis- en padelspelers mogen de terreinen betreden.
Niet-spelers mogen de terreinen niet betreden tenzij na specifieke toestemming van de official, trainer, barverantwoordelijke of een bestuurslid.
Binnen de openingsuren van de club hebben spelende leden en jeugdleden toegang tot de terreinen binnen de mogelijkheden van het reservatiesysteem. Terreinen dienen steeds op voorhand gereserveerd te worden (zie rubriek: terreinreservatie).

De official, trainer of een bestuurslid kan aan éénieder de toegang tot de terreinen verbieden bij onsportief en overschrijdend gedrag.
Niet-leden kunnen tegen betaling gebruik maken van de terreinen mits het op voorhand maken van een gastreservatie (zie rubriek: terreinreservatie).

Binnen het kader van interclub en sportmanifestaties zijn spelers van een andere club vanzelfsprekend welkom op de terreinen.

  1. Lidmaatschap

2.1. Algemene voorwaarden lidmaatschap

KTCM is in wezen een privé-sportclub en lidmaatschap is vereist om te kunnen spelen en onbeperkte toegang te krijgen tot de club en de faciliteiten.

Lidmaatschap is geldig voor een periode van 1 jaar en wordt geregistreerd via Tennis Vlaanderen, de overkoepelende organisatie van tennisverenigingen. Lidmaatschap is in principe geldig vanaf 1 april van het lopende jaar tot 31 maart van het jaar daarop en dient jaarlijks hernieuwd te worden.

Voor uw lidmaatschap krijgt u:

  • Een verzekering via aansluiting bij Tennis Vlaanderen
  • Reservatierechten voor de terreinen via het reservatiesysteem van Tennis Vlaanderen
  • Toegang tot de doucheruimtes
  • Toegang tot het clubhuis
  • De gelegenheid om deel te nemen aan de interclubcompetitie en/of de mogelijkheid deel te nemen aan tornooien
  • De mogelijkheid om deel te nemen aan alle evenementen georganiseerd door KTCM

2.3. Aanvraag lidmaatschap

De meeste mutualiteiten voorzien een tussenkomst in lidmaatschap van een sportclub. U kan hiervoor op de website van Tennis-Vlaanderen een formulier downloaden nadat u zich ingelogd heeft.
Wie lid van KTCM wil worden, is niet verplicht aan interclub deel te nemen. Indien u wenst deel te nemen aan interclub voor KTCM, moet u voldoen aan het reglement van Tennis Vlaanderen, d.i. een spelend lid zijn van de club.
De tarieven voor leden worden jaarlijks bekendgemaakt via de website van de vereniging.

De wijze waarop u zich lid kan maken, vindt u terug op de website van Tennis Vlaanderen. Uw e-mailadres en uw telefoon- of mobiel nummer zijn voor ons van het grootste belang opdat we correct en snel met u kunnen communiceren. Zorg dat wij steeds over de meest recente gegevens beschikken. U kan de gegevens zelf aanpassen op uw dashboard op de website van Tennis Vlaanderen of in de app van Tennis Vlaanderen.

De leden schrijven zich jaarlijks online in via Tennis Vlaanderen, de overkoepelende tennisfederatie in Vlaanderen. Ook nieuwe leden schrijven zich online in.
U krijgt een lidnummer en paswoord van Tennis Vlaanderen en u geniet van de voordelen van lidmaatschap van de overkoepelende federatie. Lidgelden worden niet terugbetaald.

  1. Kledij, gedrag en fair-play

Tennis- padelkleding is verplicht op het terrein, evenals tennisschoenen met een ondiep profiel. Bestuursleden of een official kan spelers vragen hun kledij aan te passen of hen de toegang tot de terreinen te ontzeggen bij niet aangepaste kledij en schoeisel. Bij afwezigheid van bestuursleden mag de barverantwoordelijke deze beslissing nemen.
Ouders die hun kinderen meenemen, moeten ervoor zorgen dat de kinderen niet op de terreinen komen en spelers niet storen tijdens het tennisspel.
Op of rond de terreinen mag geen onnodig lawaai worden gemaakt tijdens een tennisspel.

Fietsen dienen te worden geplaatst in de daartoe bestemde ruimte buiten het clubhuis, terras en terreinen.

De spelers op de terreinen en de supporters dienen zich te houden aan de regels van de fair-play bij alle activiteiten op en rond de terreinen, zijnde:

  • een reguliere terreinreservatie
  • tennisevents
  • competitiewedstrijden
  • tennislessen

Het bestuur kan sancties nemen bij volgende inbreuken:

  • Vals spelen en/of wedstrijdvervalsing
  • Het vertonen van storend en/of disruptief gedrag voor andere spelers of trainers
  • Het gebruiken van verbale of lichamelijke agressie

Deze inbreuken of verstoringen van het spel kunnen leiden tot stopzetting van het spel en het onmiddellijk verlaten van de baan. Herhaaldelijke inbreuken kunnen gesanctioneerd worden, gaande van een tijdelijke schorsing in het reservatiesysteem, uitsluiting van competities en tennisevents, tot intrekking van lidmaatschap.

  1. Reservering

Toegang tot het reservatiesysteem wordt geactiveerd nadat het clublid zijn lidgeld betaald heeft en de verwerking van het lidmaatschap afgerond is.
Elk spelend lid, krijgt een login en paswoord van Tennis Vlaanderen. Het paswoord geeft (na verwerking betaling) toegang tot het reserveringssysteem van KTCM via de app of website van Tennis-Vlaanderen.
Elk lid dat gedurende een bepaalde periode van een baan gebruik wil maken, is verplicht voor die periode te reserveren met zijn of haar paswoord.

Ook niet-clubleden kunnen gebruik maken van onze terreinen, tegen betaling van het daarvoor vastgelegde bedrag.
Dit tarief wordt jaarlijks bekendgemaakt via de website van KTCM. Niet-clubleden zijn niet verzekerd tegen sportongevallen.

Terreinen die door de club zijn gereserveerd voor competitie, eigen cluborganisaties, tornooien, tennislessen en trainingen worden met aparte labels aangegeven en krijgen voorrang op gewone reservaties. Reservaties gemaakt binnen het kader van de cluborganisatie voor meerdere leden tegelijkertijd, hebben in principe ook voorrang op individuele reservaties. We houden binnen de mate van het mogelijk rekening met bestaande individuele reservaties, opdat onze leden maximaal kunnen reserveren én spelen.

Bij vragen over individuele reservaties of conflicten in het reservatiessysteem, dient u contact op te nemen met het bestuur.

Wij vragen de leden, indien zij een reservatie niet wensen op te nemen, deze in het reservatiesysteem te annuleren. Op deze manier kunnen andere leden van het terrein gebruik maken.
Het bestuur wil vermijden dat er ondanks een reservatie niet wordt gespeeld. Bij grove nalatigheid in deze, kan het bestuur sancties opleggen.

Reserveren kan tot maximaal 2 weken in de toekomst. Opdat zoveel mogelijk spelers gebruik kunnen maken van de terreinen kunnen er maximaal 3 reservaties tegelijkertijd in het reservatiesysteem staan per persoon. 2 reservaties tijdens de daluren en 1 reservatie in de piekuren. De beschikbare blokken zijn zichtbaar in het reservatiesysteem en zijn afwijkend voor dal- en piekuren. Na een gespeelde blok, kan er opnieuw een reservatie gemaakt worden, steeds met een maximum van 3 gelijktijdige reservaties.

Het is niet toegestaan om de naam van een ander lid te gebruiken in het reservatiesysteem om hiermee een niet-lid uit te nodigen, of een lid uit te nodigen met reeds 3 naamreservaties op zijn naam of om een lid uit te nodigen dat geblokkeerd werd in het reservatiesysteem. Bij misbruiken van het reservatiesysteem zal het reservatierecht gedurende 1 maand afgenomen worden. Bij herhaaldelijk misbruik, zal het lidmaatschap ingetrokken worden zonder terugbetaling van het lidgeld. Het gebruikmaken van het reserveringssysteem is ingegrepen in het lidgeld.

  1. Openingsuren en verlichting van de terreinen

De tennisterreinen zijn dagelijks open vanaf 9u. In principe kan tot 23u ‘s avonds gespeeld worden, tenzij overmacht daar anders over beslist.
Het clubhuis is in principe dagelijks geopend. De openingsuren zijn beschikbaar op de website van KTCM. De terreinen worden verlicht bij zonsondergang.
Spelen bij kunstlicht is inbegrepen in de prijs van het lidgeld.

  1. Onderhoud

Iedere speler veegt na het tennissen, zijn helft van het terrein, steeds binnen de speelperiode. Bij het vegen wordt het gehele terrein bedoeld, met inbegrip van de strook achter de basislijn en de strook tussen de velden.
Bij het ontstaan of bij het aanwezig zijn van plassen op de terreinen, mogen de terreinen niet bespeeld worden. Indien er na langdurige regenval plassen op de baan ontstaan zijn, zijn de pleinen pas beschikbaar nadat het bestuur en/of de terreinverantwoordelijke daartoe het groene licht gegeven heeft. Plassen mogen niet zelf verwijderd worden om schade aan de terreinen te voorkomen.
Als algemene vuistregel kan u hanteren: bij regenweer kan niet getennist worden.

De padelterreinen dienen niet geveegd te worden. Betreden van de padelterreinen mag enkel met propere schoenen.

De terreinverantwoordelijke kan in overleg met het bestuur besluiten tot het (tijdelijk) sluiten van een speelbaan of van alle terreinen indien daar noodzaak toe bestaat. Een reservatie kan desgevallend geannuleerd worden door het bestuur.

Onderhoud heeft altijd voorrang op een reservatie en indien noodzakelijk kan de terreinverantwoordelijke een reservatie annuleren. We proberen bij onderhoud zoveel als mogelijk rekening te houden met de reservaties

Voorwaarden m.b.t. het gebruik van de tennisterreinen:

  • Tracht het veroorzaken van gaten en kuilen te voorkomen
  • Spaar het net; leun er niet tegen, ga er niet op zitten of spring er niet over
  • Losgeraakte belijning, gaten, kuilen en andere ongemakken kan men melden aan het bestuur
  • Deponeer afval in de daarvoor voorziene vuilbakken
  • Gebruik propere schoenen in de hal en op de padelterreinen
  1. Tennislessen

Voor leden van KTCM bestaat de gelegenheid tot het volgen van tennislessen, verzorgd door het trainersteam van KTCM.
De prijslijst van alle trainingen verzorgd door het trainersteam vindt u in de folders en op de website van de KTCM.

Het trainersteam van KTCM wordt samengesteld door het bestuur en bestaat uit gekwalificeerde trainers (minimum aspirant initiator) en een afvaardiging van het bestuur.
Voor groepstrainingen kan het team eventueel aangevuld worden met niet-gekwalificeerde hulptrainers. De samenstelling van het trainersteam vindt u terug op de website van de vereniging.

Inschrijvingen en betalingen voor deze trainingen gebeuren op rekening van de club of rechtstreeks aan de trainer. Deze inschrijving is bindend. De jeugdcoördinator bepaalt de samenstelling van de groepen in samenspraak met de trainers en communiceert dit aan de spelers en/of ouders van jonge speler.
In principe hebben de spelers geen bevoegdheid om zelf hun groepen samen te stellen en/of een trainer aan te duiden. Uiteraard zal de jeugdcoördinator binnen haar mogelijkheden rekening houden met de wensen van de spelers.

De volledige betaling moet voldaan zijn alvorens de lessen aangevat mogen worden. Lesgeld wordt niet terugbetaald.

  1. Verzekering/EHBO

De leden zijn (gans het jaar) verzekerd door Ethias via Tennis Vlaanderen. De bijdrage hiervoor zit vervat in het lidgeld. Bij een sportongeval, dient een online registratie bij Ethias te gebeuren. Dit gebeurt door het bestuur. In het clubhuis liggen de nodige documenten klaar om de procedure op te kunnen starten. Deze documenten zijn eveneens beschikbaar via de website van KTCM.

Niet-leden spelen steeds op eigen risico en zijn niet verzekerd tegen sportongevallen.
Ten behoeve van EHBO is in het clubhuis een verbanddoos ter beschikking. De barverantwoordelijke kan u een coldpack bezorgen indien nodig.

  1. Voorrangsregels bij regenweer (Tennishal)

Heeft voorrang:

  1. Interclub
  2. Jeugdlessen & clublessen voor volwassenen
  3. Georganiseerde clubactiviteiten zoals dubbelcircuit, S2T-activiteiten,…
  4. Trainingen op eigen initiatief of vrij spel leden. Kostprijs veld: 12€/uur
    • Een training met maximale terreinbezetting (4+ trainer) geniet voorrang op een training met minimale (of mindere) terreinbezetting
  5. Leden (vrij spel). Kosteloos bij regenweer. In alle andere gevallen werd de kostprijs vastgelegd op 12€/uur per plein. Een geldige reservatie is nodig om gebruik te maken van een binnenplein wanneer men in principe buiten kan spelen.
    • Een plein met maximale terreinbezetting geniet voorrang op een plein met minimale of mindere terreinbezetting (4 spelers op het plein hebben voorrang op 2 spelers op het plein…)

Voor 4) en 5): Je kan maximaal 1 uur spelen. Je start op het uur en niet op het kwartier of halfuur.

  1. Overige

De aanwijzingen van bestuursleden, commissieleden en officials – met betrekking tot hetgeen in Huishoudelijk Reglement wordt vermeld – dienen te allen tijde te worden opgevolgd.
In de gevallen waarin dit reglement geen duidelijkheid verschaft, beslist het bestuur.

De vzw KTCM kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen noch voor diefstal, verlies of beschadiging van persoonlijk eigendom.

  1. Clubhuis

Roken is niet toegestaan binnen de muren van het clubhuis.
Flesjes en glazen mogen niet meegenomen worden op de terreinen. Bediening van alcohol kan geweigerd worden om de veiligheid op de terreinen en in het verkeer te vrijwaren.
Personen die agressie of ander normafwijkend gedrag vertonen kunnen door een bestuurslid of de barverantwoordelijke gevraagd worden om de club te verlaten.
Bij weigering, wordt contact genomen met de politie.
Het Bestuur kan overtredingen bestraffen door tijdelijke of gehele schorsing. Uiteraard worden de wettelijke regels gehandhaafd.

  1. Privacy

KTCM zal uw privacy respecteren en beschermen. Er worden geen persoonlijke gegevens doorgegeven aan derden zonder uw expliciete toestemming. Evenwel: foto’s/videomateriaal gemaakt binnen clubverband en op de terreinen van KTCM kunnen gepubliceerd worden op de sociale media van de club en/of op onze website. Door uw lidmaatschap verleent u hiervoor automatisch uw toestemming. U kan hiervan afzien indien u dat wenst mits u dat schriftelijk meldt aan het bestuur.

Het Bestuur van KTCM,
Opgemaakt te Houthalen-Helchteren

December 2020